Una casella mail vuota

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Avere una casella mail vuota non è un pulire fine a se stessi.

Avere una casella mail vuota aiuta tantissimo il lavoro, la comunicazione, è più rilassante da vedere, è più efficiente, e se usi una app desktop anche più veloce perché contiene meno roba.

Unsubscribe a palla

Comincia a togliere le sottoscrizioni a qualunque cosa hai nella tua mail.
Onestamente se le fai una per una potresti metterci il resto della vita.

Comincia così:

  • Ordina le mail per mittente. Già a una prima occhiata in questo modo riesci a capire se hai 600 mail da amazon con offerte scadute 2 anni e mezzo fa.

Quasi tutte le applicazioni per email hanno l’opzione di ordinare per mittente, tranne gmail ovviamente. Chissà perchè. Grazie google per questa mancanza orrida. La cosa più comoda da fare su gmail è andare col mouse su un mittente, questo ti farà apparire un rettangolino con le informazioni di quel mittente.

gmail non ti fa ordinare per mittente e questa è l'unica soluzione

clicchi su quel minuscolo ‘email’ e vedrai tutte le mail di quel mittente. Non è un ottimo sostituto come lo sarebbe un semplicissimo ‘ordina in modo alfabetico’, ma almeno è qualcosa.

  • Comincia a togliere le sottoscrizioni. Comincia da questi blocchi grossi, tipo appunto quei mittenti di cui hai centinaia di email. Non ci si mette tanto. Prima togli la sottoscrizione e poi cancelli il blocco intero. (non so quanto siete alfabetizzati a livello informatico, ma selezionate più mail usando lo shift!)

Scommetto che se già avete tolto le 10/15 newsletter più spammose la vostra casella mail già è infinitamente più snella. E questo passo non è neanche stato troppo lungo o complicato! Però da’ il via per fare il resto.

Ora che abbiamo tolto una bella fetta di email continuiamo a togliere sottoscrizioni

E lo facciamo con la ricerca. Qualunque applicazione (desktop o web) utilizziate per leggere la mail conterrà l’opzione ricerca e quasi tutti offrono la ricerca dell’intero messaggio. Ad esempio la schermata di gmail:

Svuota la casella di posta - la ricerca di gmail

Cercate termini come:

  • “unsubscribe”
  • “having trouble reading this email”
  • “having trouble viewing this email”
  • “to unsubscribe”
  • “to opt out”
  • “do not reply to this email”
  • “view this email in a browser”
  • “Hai ricevuto questa email”
  • “Per non ricevere più”
  • “Se non vuoi più ricevere”
  • “puoi modificare le tue preferenze”
  • “iscrizione”
  • “annullare l’iscrizione”
  • “edit your subscription”
  • “update your contact information”
  • “update your contact details”
  • “powered by YMLP”
  • “you received this email because”
  • “you received this e-mail because”
  • “if you no longer wish to receive our emails”
  • “if you do not wish to receive email from”
  • “no longer receive this newsletter”
  • “do not want to receive any newsletters”

E cominciate a cancellare senza remore!

Per la cronaca la stragrande maggioranza di queste newsletter anche se non volete disiscrivervi perché magari volete continuare a seguirla (anche io seguo parecchie newsletter da cui non ho intenzione di togliermi) possono comunque essere cancellate dalla vostra mail. La maggior parte delle volte non ha senso tenersele. Quella casella mail vuota è sempre più vicina.

Ora tocca alle mail ‘importanti’

Qui ci sono diverse scuole di pensiero. Se chiedete alla mia amica Morena lei è per il “butta tutto pussa via a che mi serve”. Credo che qualche problema l’abbia avuto in passato con questo atteggiamento di cestinaggio totale ma mai nessun problema abbastanza grande da farle rivalutare il sistema. Quindi immagino che abbia i suoi lati positivi. Io sono per il ‘svuota la inbox e tienila immacolata e creati cartelle per tenere le cose importanti’.

Mi sono creata varie cartelle.

  • Iscrizioni. Le mail di conferma di iscrizioni ai siti, con username e mail. La password di solito la cambio ma almeno ho una vaga idea di quale mail ho usato per iscrivermi a un determinato sito online
  • Lavoro. Abbastanza comprensibile immagino
  • Personale. Idem come sopra.
  • Ordini. Dove metto le mail di conferma degli ordini che faccio su internet, in caso ci fossero dei problemi in futuro.
  • Fic. Perchè leggo una marea di fanfictions e ho una cartella dove arrivano tutte le notifiche in modo automatico.

Per andare veloce in questa fase consiglio di nuovo di ordinare le mail per mittente.

E cominciare a

suddividere e cancellare

A seconda del lavoro che avete lo sapete voi quanto a lungo potete tenere una mail. Se dovete fare parecchio follow-up con i vostri clienti è il caso di tenersi le mail un po’ più al lungo. Se la stragrande maggioranza delle vostre mail sono, ad esempio, problemi che sorgono e che poi vengono risolti non ha senso tenerle.

Per le mail personali invece è un po’ più complicato. Immagino che la cosa migliore da fare sia seguire il metodo Konmari, e capire quali sono le mail che ti danno gioia e vuoi tenere e quali buttare via.

E questa è certamente la fase più lunga di tutte ma una volta finita questa è fatta!

Lo scopo è avere una casella mail vuota.

E’ fattibile, ve lo giuro. Ci vuole solo un po’ di lavoro.

Ma che soddisfazione alla fine:

 

Casella mail vuota
UGH guarda com’è graziosa!

In realtà ora c’è da mantenerla così.

Ma non credo sia un grosso problema. Una volta che è stata svuotata ci metti pochi secondi una volta al giorno a dividere le mail appena arrivate e cancellare quelle che vogliamo cancellare. In realtà c’è solo da prendere l’abitudine (eh lo so, quello è un altro paio di maniche.) e da cominciare.

Una casella mail vuota è raggiungibile. Lo giuro. Io ci sono riuscita.

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