Come mettere su il metodo GTD sul Bullet Journal passo passo.

Ho già introdotto il metodo GTD nel post precedente e ho spiegato per filo e per segno come funziona però quello che mancava in quel post è un piano d’azione per mettere in pratica il tutto. Certo, una letta al libro sarebbe meglio perchè il mio è un riassunto veloce e sicuramente David Allen ve lo sa spiegare meglio di me! (disponibile anche qua in formato ebook!)

E volevo mostrarti come metterlo su sul tuo bullet journal. Perché onestamente: il metodo GTD sul bullet journal ci sta a pennello.

Innanzitutto vai e scaricati il worksheet che ho preparato qua! Se sei già iscritto alla mailing list dovresti poter trovare Link allo scaffale e password nell’ultima mail che ti ho spedito! In caso prova a reiscriverti con la stessa mail e dovrebbe portarti di nuovo al link e password. (credo! sto ancora tentando di aggiustare il metodo di download delle risorse!)

Ma andiamo direttamente al dunque senza troppe storie.

Raccogli i Punti Aperti

La primissima cosa da fare è raccogliere tutti i Punti Aperti. E giuro che saranno tanti.

Prendi un blocchetto o il worksheet (non il tuo bujo, questa prima fase è di raccolta e ricopierai tutto e rimetterai tutto a posto sul bullet journal in una fase successiva) e comincia dai posti più palesi per buttare giù TUTTE le cose da fare. Tutte. Sii esaustiva.

Se hai letto il post precedente sul metodo GTD sarai già al corrente delle divisioni tra task, progetti, aree di responsabilità etc etc. Non ci badare ora. Metti tutto insieme nella tua lista. La divisione la farai più tardi.

E’ una fase di brainstorming e di raccolta. Nient’altro. Non puoi metterti a sbrigarle adesso. Altrimenti verrai distratta.

Mettici sia le cose che devi fare che le cose che vuoi fare. Desideri come ‘fare un corso di acquerello’ o ‘imparare il francese’. Mettete TUTTO ma proprio TUTTO quello che vi viene in mente. Vacanze che volete fare con qualcuno. Idee di business tirate là. E poi ovviamente le cose pratiche di tutti i giorni, dallo ’stura il lavandino’ al ’iscrivi mio figlio in piscina’.

Consigli su dove andare a cercare questi Punti Aperti:

  • Il computer (specificatamente desktop, cartella download, altre cartelle dove mettete le cose ‘poi in futuro le guardo’ e ve ne dimenticate)
  • La casella mail
  • In giro per casa
  • Il cassetto della posta in arrivo (fisico, con le bollette e tutto. Le bollette da pagare sono un Punto Aperto mi raccomando)
  • la vostra scrivania
  • In ufficio

Per le cose fisiche (tipo bollette, memorandum, appunti che già hai preso in qualche altro post-it) puoi anche non scriverle sul tuo taccuino ma fare un mucchio fisico che esaminerai insieme al taccuino.

Se avete scaricato il worksheet di cui parlavo prima lì troverete una lista di 4 pagine di spunti per farti ricordare tutto quello che devi scrivere.

Prepara le liste

Una volta fatto il primo, e devastante passo per mettere su il metodo GTD sul bullet journal possiamo passare al secondo.

Dobbiamo ora scrivere le liste nelle pagine del nostro bullet journal e siccome ormai son anni che porto avanti questo metodo ho capito una serie di cose per aiutarvi a scegliere come e dove metterle.

Ognuna di queste liste ha una diversa velocità con cui si riempie. Ci stanno liste che riscriverai quasi settimanalmente, altre che invece rimarranno intonse per anche un anno.

Le liste che non ricopierete mai e poi mai mai mai sono queste:

  • Aree di responsabilità
  • Obiettivi/Goals
  • L’elenco delle revisioni

L’elenco delle revisioni è una cosa da avere sempre sotto mano. Da tenere probabilmente insieme alle Keys del bullet journal perchè si usa giornalmente, ma raramente ci si aggiunge o toglie qualcosa. Metteteci un segnalibro fisso per aiutarvi!

Stessa cosa anche per aree e goals. Capiterà di cambiare qualcosa ma probabilmente ogni tot mesi.

Le liste che ogni paio di mesi vanno ricopiate nella prima pagina utile sono:

  • La lista ‘più in là/forse’
  • Progetti

Entrambe hanno bisogno di un paio di pagine di spazio perché continuerai ad aggiungere cose quasi giornalmente. Quando cominciano ad essere strapiene di cose cancellate è buona cosa ricopiarle nelle prime facciate che trovi nel bullet journal. In modo da averle pulite e che non ti danno mal di testa solo a guardarle.

Le liste che ricopierai ogni paio di settimane:

  • Le liste ‘prossimi passi’
  • La lista di cose che stiamo aspettando da altri

Ricordiamo che le liste ‘prossimi passi’ sono 3 o 4 o anche di più, a seconda dei contesti che vuoi usare. Ho parlato meglio dei contesti nel post sul metodo GTD e non ve ne consiglierò uno rispetto ad un altro. Li ho usati tutti con ottimi risultati e dipende principalmente da come è la tua vita e come si adatta. Visto che vanno ricopiati ogni paio di settimane può essere una buona idea provarli tutti a rotazione.

I contesti più comuni sono:

  • Strumenti richiesti (pc, casa, ufficio, telefono, mietitrebbiatrice… ecc ecc)
  • Tempo che richiede (4 liste: meno di 10 minuti, meno di 30 minuti, meno di un’ora, più di un’ora)
  • Energia richiesta (richiede molta energia, media energia o posso farla anche da catatonica?)

In pratica le 4/5 liste ‘prossimi passi’ vanno a sostituire la pagina della ‘task page’ mensile tipica del Bullet Journal. Questa è decisamente più strutturata. Se non volete usare i contesti potete tranquillamente mantenere la task page del bullet journal!

Se hai già visto il post sul mio bullet journal avrai visto che è un midori traveler’s notebook con diversi quaderni dentro. Io metto liste con tempistiche simili nello stesso quaderno.

Quindi ho il quaderno con le liste lentissime (progetti, revisioni, aree di responsabilità ecc). Mentre ho anche il quadernino con le facciate settimanali e le liste per i contesti. Questo quadernino lo cambio una volta ogni paio di mesi perché si riempie molto velocemente!

Prenditi un po’ di tempo per decidere come e dove mettere le tue liste! Quanto spazio dedicarci e che tipo di contesti vuoi utilizzare.

Sistema i tuoi contenitori

Oh, qui anche ci vuole un attimo di ragionamento su come è strutturata la tua vita.
Hai bisogno di contenitori, ovvero posti dove ogni volta che ti viene in mente qualcosa tu puoi buttare giù un appunto da riesaminare in seguito.

Alcuni esempi (scegli quelli più adatti al tuo stile di vita):

  • Metti post-it o blocchetto in ogni posto dove passi abbastanza ore. (Scrivania? Ufficio?)
  • Passi tanto tempo fuori? Una normalissima app sullo smartphone per liste va benissimo, anche quelle di base (Promemoria su iphone o google keep su android)
  • Ti vengono le migliori idee in doccia? Metti un blocchetto anche in bagno.
  • Passi tanto tempo in macchina? Considera usare le note vocali sul tuo cellulare (da vero Gordon Gekko.)
  • Se il tuo bullet journal è un midori come il mio (se è un taccuino intero tipo la moleskine o la leuchtturm1917, non farlo, non è adatto) puoi devolvere un quadernino solo agli appunti.

Prepara evernote

C’è decisamente bisogno di un posto per mettere tutte le reference. Mi rendo conto dell’importanza di evernote (o, qualunque altro sistema abbiate, come Drive di Google o One Note di Microsoft) quando passo un breve periodo in cui non seguo alla lettera il metodo GTD e lascio le cartacce in giro.

“Ok questo lo devo fare questi giorni non serve che faccio una scansione e metto su evernote”.

Sbagliato. Perché è proprio in quel modo che mi dimenticherò di farlo. E starà là, a fare clutter inutilmente. Mentre io bado alle cose sulla mia lista di ‘prossimi passi’ e porto avanti quelle. E non la cartaccia sulla scrivania.

Prima cosa: parlo di scansione ma non è veramente una scansione, è una foto del cellulare. Siamo nell’era degli smartphone e l’applicazione di evernote ha l’opzione telecamera per fare una foto al suddetto documento. Non solo, ti aggiusta anche la foto per rendere più semplice la lettura:

Fantastico, ci metto meno di 20 secondi a metterlo su Evernote.

Per quanto riguarda l’organizzazione interna e il sistema di taccuini e tags posso dare qualche consiglio.

Uso sia i taccuini che le tags. Uso i taccuini per le aree di responsabilità e progetti e le tag per la tipologia di reference di cui stiamo parlando.

Questi ad esempio sono i miei taccuini:

Non sono esattamente le mie aree di responsabilità, ma sono abbastanza simili da essere coerenti. Gli stacks poi sono meravigliosi e mi danno la sensazione di ordine.

Le mie tags invece sono più esaurienti ma comunque tendo a non strafare e a non mettere più di un paio di tag a documento perché altrimenti non mi ci raccapezzo più.

Sono più descrittive di quanto non siano i taccuini. Decisamente.

Ho anche un trucco molto comodo: ho creato un taccuino che si chiama 0inbox, che, con lo zero iniziale, sta per primo negli elenchi.

L’ho impostato come taccuino predefinito andando su:

Pulsante destro su 0inbox —> impostazioni taccuino
E poi impostando “rendilo il mio taccuino principale”

In questo modo ogni qual volta creo una nuova nota va a finire lì, e la mattina mi metto a taggare e mettere a posto le note durante la mia revisione giornaliera.

Consiglio di seguire questo procedimento:

  • Prima crei i taccuini
  • Li puoi riunire in stacks se vedi che hanno un tema comune
  • Le tag le crei man mano che crei nuove note e le tagghi. Quindi non c’è bisogno di crearne ora.

In più cose da installare per avere evernote a portata di mano in modo semplicissimo:

  • App sul tuo cellulare (per le foto/scansioni)
  • Plugin di chrome e firefox per mandare a evernote le pagine in giro per il web che trovi di interessante

Calendario

Se hai un bullet journal allora hai anche un monthly log. Potresti avere una versione scritta in verticale come questa

Oppure potresti essere una di quelle persone che lo preferisce in questo modo

Io per la cronaca non uso nessuno dei due. Queste foto sono mockup fatte apposta per questo post sul blog. Si capisce anche dal fatto che quello non è per nulla il calendario di agosto 17 e le date non coincidono! 😛 Io uso semplicemente il calendario del cellulare. Ma tanti usano quello cartaceo e mi sembrava il caso di portare vari esempi!

Se non hai un bullet journal hai probabilmente un calendario in qualche altro formato. Abbiamo tutti un calendario in un modo o nell’altro.

Voglio che lo apri e gli dai un’occhiata e tenti di capire come lo usi.

Lo stai usando come todo list e non come un calendario?

Presta attenzione:

Hai scritto solo appuntamenti oppure lo stai usando per scrivere cio’ che ti sei proposta di fare in quel determinato giorno?

Il calendario è solo e soltanto per le scadenze e gli appuntamenti.

E basta.

Se vuoi al massimo puoi metterci gli avvisi automatici quando vuoi ricordarti di mettere nel sistema GTD qualche cosa da fare. Ad esempio. Non mi serve da iscrivermi al corso di meditazione ora. Ci posso pensare a settembre. Il 15 settembre mi metto un avviso automatico di cominciare a pensarci, e lo scrivo nelle mie liste di cose da fare.

Le cose per cui non devi assolutamente usare il calendario (e che purtroppo molti fanno, ma crea infinito stress) sono il bloccare un determinato giorno per fare una cosa. “Ah bene, questo progetto lo porterò a termine martedì alle 14:30 mentre a quest’altro progetto ci penserò mercoledì sera”

No.

Se hai un sistema fidato di todo list non ti servirà. Anzi, ti creerà solo una marea di problemi, perché sarebbero due sistemi di organizzazione task in conflitto tra di loro. Di quale ti fidi? Qual’è quello completo? Il tuo calendario o la tua lista ‘prossimi passi’?
Vuoi davvero copiarlo due volte col rischi di dimenticartene domani o dopodomani di scriverlo in due posti? E se te lo dimentichi da una parte? Non diventa più un sistema fidato su cui ti puoi basare per svuotare la tua mente (e quindi l’ansia).

Quindi con queste premesse cosa andrebbe fatto:

  • Scorri il tuo calendario delle prossime settimane e mesi e cancella tutte le cose che non dovrebbero esserci
  • Ogni cosa che togli dal calendario perché non è il suo posto vai e scrivila nel taccuino che hai usato fin’ora per raccogliere gli Punti Aperti.

Esamina uno per uno i Punti Aperti e riempi le liste e svuota le inbox

OOOOH ora siamo al punto del lavoro serio.

Se hai fatto il metodo konmari allora a questo procedimento sarai già abituata perché quello che devi fare ora è:

  • Prendere la prima cosa della lista
  • Decidere dove va messa
  • Passare alla prossima cosa della lista

E un po’ come nel metodo konmari è importantissimo non rimettere MAI niente nella lista da dove l’hai presa.

La flowchart per la decisione è questa

Ma avevo dato una spiegazione più accurata di cosa significa ogni passaggio nel mio post precedente che parlava della teoria dietro il metodo GTD

Quindi ora quello che devi fare è sostanzialmente armarti di penna, forza di volontà e scrivere nella lista giusta ognuna di quelle cose che hai raccolto nel taccuino.

È una task singola? È un progetto? E se è un progetto qual’è la prossima azione? È qualcosa che serve da riferimento? È un desiderio a lungo termine su cui non vuoi agire ora?

Altra cosa, che ti richiederà parecchio tempo: ‘svuotare le inbox’ significa ‘svuotare tutte le inbox’.

Anche la mail.

Le 5000 e passa email nella casella di posta in entrata stanno lì a creare il clutter supremo. La casella inbox deve essere vuota.

Tratta ogni mail esattamente come un altro Punto Aperto. Se è un riferimento che ti devi tenere metti su evernote, se è una cosa che richiede meno di 2 minuti rispondi ora e se è una cosa che va messa nelle liste mettile là. Ma svuota la casella mail. Se ne hai bisogno ho scritto un sacco di consigli per una casella mail vuota in questo post.

YO! Buon lavoro!

Riempi l’elenco per le revisioni

Beh, avevamo lasciato il posto per scriverlo e ora è il caso di riempirlo.

Nel workbook gratuito che potete scaricare qua ci sta un elenco che puoi copiare per le tue revisioni, ma puoi aggiungere qualunque cosa che vuoi fare con cadenza giornaliera, settimanale o mensile.

Ad esempio io insieme alla revisione mensile mando anche l’autolettura dell’elettricità. A quella giornaliera ho aggiunto un paio di cose che devo controllare giornalmente per il lavoro (analytics varie)

Eccole:

Queste sono le mie pagine di revisione vere, per la cronaca. Molte delle pagine Bujo che trovate in giro su internet sono create apposta per apparire carine sui social network e sui blog. Hey, lo faccio anche io in alcuni post, perché hanno lo scopo di spiegare e ispirare chi le guarda. Ed è uno scopo secondo me più che valido. Ma sappiate che non tutte le persone che vedete spendono una giornata a creare dei titoli calligrafati. Io dedico più attenzione a queste pagine qua che so che rimarranno uguali per molto tempo. Ma molta poca attenzione alle pagine giornaliere e le liste che cambiano in continuazione. Se volete vedere le vere foto del mio bujo senza riserva sono qua. Anche se sono vecchie di un po’ di mesi,  Questa della revisione per esempio è cambiata.

Sistema dei promemoria per ricordarti di fare le revisioni

Ora non ti rimane altro che fare in modo di ricordarti di fare le revisioni.

Per la revisione giornaliera consiglio di creare un’abitudine apposta. Svelo come l’ho fatto io. Ho reso l’esperienza il più piacevole possibile per me. La faccio mentre mi godo il cappuccino la mattina. Ogni mattina prendo il caffè, accendo il computer, apro la mia agenda e mi metto a fare la revisione.

Per mesi ho usato come ‘promemoria’ dei post-it digitali che mi apparivano sullo schermo non appena accendevo il computer. Con il tempo i postit non sono più serviti e il promemoria è diventato semplicemente il mio accendere il computer.

E di solito ci metto dai 10 ai 20 minuti.

Per le revisioni settimanali e mensili invece potete scriverlo tranquillamente sul vostro calendario del bujo come ‘allarme’. O potete mettere un allarme digitale sul calendario del vostro computer.

E ora avete il GTD sul Bullet Journal

È stata una faticaccia, ve’? E’ lungo da impostare all’inizio ma ne vale assolutamente la pena perché ora basta mantenere due abitudini per portarlo avanti: il ricordarsi di scrivere tutto sulle inbox e il cominciare l’abitudine giornaliera della revisione.
E poi il resto viene da se. Viene automaticamente anche il ripulire l’inbox della mail ogni giorno, perché ogni email è un Punto Aperto che va esaminato e messo nel sistema.

Ricordo che accompagnato a questo post c’è il workbook da scaricare gratuitamente nella libreria di risorse qua. Se siete già iscritti alla mailing list la password è nell’ultima mail che vi ho mandato. Tendo ad aggiungerla sempre in coda alle mail!!

E qui invece il link per comprarvi il libro di David Allen!

La libreria di risorse gratuite di QuasiOrganizzata

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  • Sei.La.Numero.Uno.
    Adoro il tuo blog, quando sono in stallo lo apro, mi rileggo i post e mi torna la voglia di fare.
    Questo post è una figata, non vedo l’ora di mettermi all’opera!!!
    Grazie dei consigli e dello sbattimento!
    Un abbraccio!