Il quadrante Eisenhower

Il quadrante Eisenhower è dai più considerato un metodo di gestione del tempo, ma nella sua essenza è un filtro che ti aiuta a decidere le tue priorità.

Un qualcosa che ti permettere di fare un passo indietro e guardare la situazione con una prospettiva diversa, e di fare delle scelte DOPO su queste basi.

Onestamente è breve, conciso come i migliori dei metodi (la tecnica del pomodoro! O Mangia quella Rana) e probabilmente è per questo che è così efficace.

Io mi rivolgo sempre al quadrante Eisenhower quando non ho idea di come procedere.

Chi è Eisenhower

Eisenhower è stato un presidente statunitense durante gli anni 50 (lo specifico perché non è detto che tutti lo sappiano) e ha servito due mandati e durante la sua presidenza gli Stati Uniti hanno lanciato alcuni dei progetti più grossi della loro storia, tra cui lo sviluppo della rete autostradale, la fondazione della NASA, la fondazione del DARPA (che è l’organo militare che poi avrebbe creato e sviluppato internet) e una marea di altre cose che non vado a specificare. Questo senza cominciare a parlare della carriera militare prima della presidenza (fu il generale che ha organizzato lo sbarco delle forze alleate), il suo tempo da rettore della Columbia University e i suoi hobby da golfista e pittore.

Non entrando in merito di ideologie politiche è innegabile che è un presidente che ha fatto tantissime cose nella sua vita (non solo politicamente).

Ed è per questo uno di quegli individui che le persone che tentano di diventare più produttive tendono sempre a studiarsi per capire quali fossero i suoi segreti e i suoi metodi. E ce ne sono tanti. Il più famoso di tutti però è quello di cui voglio parlare ora.

La Matrice Eisenhower

Ha una serie di nomi diversi su internet se volete andarlo a cercare, ‘time-box’, ‘eisenhower matrix’ ‘eisenhower box’ etcetera etcetera ma è una cosa semplicissima e anche veloce da mettere in pratica (a differenza di altri metodi che richiedono ore e ore di preparazione come il metodo GTD).

Questo metodo non sarà perfetto (e forse più che ‘metodo’ andrebbe chiamato ‘trucco’) ma ha un pregio enorme: è perfetto per prendere decisioni e farti capire quali sono le azioni e i comportamenti che prendono energia mentale, tempo e che non ci portano da nessuna parte.

E lo sapete tutte quanto amo il decluttering. Anche quello mentale e quello della lista delle cose da fare oltre a quello pratico dei vestiti da togliere dall’armadio e regalare!

Differenza tra urgente e importante

Andiamo nel punto chiave di questo metodo. La citazione chiave di Eisenhower è questa:

What is important is seldom urgent and what is urgent is seldom important.

Ovvero tradotto: Quello che è importante è raramente urgente e quello che è urgente è raramente importante.

Spesso, troppo spesso, ci ritroviamo in una situazione di reazione alle cose che ci troviamo davanti. ‘devo rispondere a questa mail assolutamente ORA’, quando in realtà è relativa a una cosa che sul lungo andare non ha molto senso nel nostro lavoro.

Mentre lasciamo perdere una cosa che magari ha infinite più ramificazioni e che portandola a termine ci aiuteremmo tantissimo sul lungo termine. Ma ha quella caratteristica di ‘non sembrare urgente abbastanza’ e quindi la rimandiamo.

  • Urgente: le cose a cui PENSI di dover reagire prontamente (mail, sms, telefonate…)
  • Importante: le cose che contribuiscono ai nostri obiettivi a lungo termine

E usa questo schema grafico SEMPLICISSIMO E IMMEDIATISSIMO per sistemare le priorità e capire come comportarti verso quella cosa da portare a termine.

Il quadrante Eisenhower #bulletjournalitalia
Sistema nel quadrante in alto a sinistra (quello blu) le cose urgenti e importanti, nel quadrato in alto a destra le cose importanti e non urgenti e in basso a sinistra le cose urgenti ma non importanti e infine nell’ultimo quadrato, quello rosa, in basso a destra le cose non urgenti e non importanti. E’ tutto qua. questo è il Quadrante Eisenhower.

Quindi, una cosa può essere urgente e importante, importante ma non urgente, urgente ma non importante e non importante e non urgente. Ecco forse è più semplice guardare lo schemino che scriverlo a parole! Ahah!

La cosa grandiosa del quadrante di Eisenhower è che servono solo 4 righe a disegnarla e non devi neanche farla in modo decente per renderla efficace! ahah! Ci metti veramente poco!

Il quadrante Eisenhower #bulletjournalitalia
la mia bella calligrafia al suo massimo dell’espressione

Prendi la lista delle cose da fare e comincia a riscriverla in questo schema.

Secondo questi criteri:

  • Per ogni cosa da fare fatti le domande e tenta di capire se è importante o no, se è urgente o no, e mettila nel quadrato corrispettivo!
  • E’ importante avere a mente quali sono le tue priorità nella vita e i tuoi obiettivi (e quindi in fondo non è tanto differente dal metodo Mangia Quella Rana!).

Se non sappiamo qual’è la direzione verso cui stiamo andando sarà difficilissimo capire quali sono i passi da prendere per raggiungerli. E quindi sarà difficilissimo capire la differenza tra le cose urgenti e le cose importanti.

Ricordo che ho un post dedicato interamente al capire quali sono i propri obiettivi! Potete andare a leggerlo qua.

Una volta riscritta tutta la vostra lista nei quadrati avrete un’idea un po’ più chiara di quanto tempo dovete dedicare a ogni singola cosa.

Ed è il momento della scrematura!

È una cosa, questa della scrematura, o decluttering, comune a molti metodi di produttività. Il capire cosa scremare, e quali cose portare a termine e quali no. La matrice Eisenhower è perfetta per questo!

  • Le cose nel quadrante in alto a sinistra (urgente e importante) falle mo’. Ora. È importante. È urgente.
  • Le cose nel quadrante in alto a destra (non urgente ma importante) vanno previste in data a breve. Decidi quando le farai, segnatelo sul calendario. Ma dedica tempo a questo quadrante. Tieni conto che lo stato di cose ideale è non avere nulla nel primo quadrante e continuare a fare le cose in questo quadrante prima che diventino urgenti.
  • Le cose nel quadrante in basso a sinistra (urgente ma non importante) delegale. C’è qualcuno che ti può dare una mano a fare quella cosa?
  • Le cose nel quadrante in basso a destra (non urgente e neanche importante) cancella. Basta. Non farle. Butta tutto. Decluttera la tua todo list.

Ripeto perché vale la pena di specificarlo: Dovresti concentrarti sulle cose del quadrato in alto a destra (ovvero ‘Importante ma non urgente’), perché farle per tempo ti permetterà di evitare che queste diventino urgenti e si spostino nel primo quadrante.

Ed è meglio fare le cose con calma piuttosto che di fretta. (per lo meno per me)

Integrazioni

Questo metodo lo integro spesso con il metodo GTD. Io ho sempre le mie liste, le mie cose da fare, i miei progetti e tutto quello che è prettamente tipico del metodo GTD. Ma a volte nei periodi in cui ho veramente troppe cose in ballo, troppi progetti e non so dove andare a sbattere la testa mi siedo un attimo e riscrivo la lista in quest’ottica qua.

Usando questi quadranti.

E mi aiuta tantissimo a rimettere tutto in prospettiva e dare delle priorità. Perché si, il metodo GTD è splendido perché ti permette di lavorare a ogni cosa per tempo e non reagendo alle crisi e alle cose urgenti, ma è anche vero che è un metodo che non ha filtri, e che se lo lasci andare senza scremare mai nulla finisci per fare due miliardi di cose che probabilmente era inutile fare e che non ti hanno cambiato niente nel lavoro o nella vita.

There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.

Peter Drucker

Non esiste nulla di più inutile del fare efficientemente cose che non serviva fare.

Vi lascio con il pdf da scaricare e stampare! Se lo volete è carino. Lo trovate come al solito nello scaffale di risorse se siete già iscritte alla newsletter!

Ma veramente, sono quattro righe da tracciare! Potete farle tranquillamente nel vostro bullet journal o su un post it!

Il quadrante Eisenhower #bulletjournalitalia
Anzi, un’ottima idea è farlo DI postit! Why not! Così non devi ridisegnarlo ogni volta quando cancelli troppe cose! Basta cambiare il postit!

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  • Dunque, Martina. Mi sono imbattuta nel tuo supercalifragilistichespiralidoso blog da una settimana circa, e ora mi sto domandando cosa diamine andavo navigando in internet tutto questo tempo senza sapere che esistevi.
    Sto divorando articolo su articolo, con la conferma ad ogni pagina che è esattamente quello di cui avevo bisogno hic et nunc, per dirla come gli antichi, ovvero proprio in questo preciso momento della mia vita. GRAZIE!
    In particolare, poi, questo quadrante di Eisenhower è stato proprio il famoso cacio sui maccheroni!

  • Bello questo metodo! Ora devo solo capire dove ficcarlo sull’agenda. Questa faccenda dell’agenda continua a non soddisfarmi per niente. Non mi rispecchia più, non so più come utilizzarla nel modo giusto per me.
    Forse con questo metodo capirò un po’ di più anche riguardo alle mie priorità e quindi a quello che dovrò fare per rispecchiarle sulla carta.

    • EEEH purtroppo trovare il metodo perfetto per la propria agenda è difficilissimo di base perchè il metodo che funziona per qualcuno non è detto che funzionerà per qualcun altro (ed è il motivo per cui tendo a presentare tanti metodi e trucchi diversi, per riuscire ad aiutare più persone). Non solo, mi sono accorta anche io che dopo un po’ il metodo che ha funzionato per qualche anno diventa stantio e devo rimescolare le carte e ricominciare a sperimentare…. UGH.
      Ti capisco. Fammi sapere se questo è il metodo giusto! e grazie per il commento!

  • Ciao, bello..
    Per chi non lo sapesse, questo argomento è pure trattato in un bellissimo libro “i sette pilastri del successo” di Covey. Libro sicuramente datato (che magari ce l’hanno ormai solo i vecchietti come me sul comodino).
    Non so se si trova, comunque mi sento di consigliarlo per utilissimi spunti riguardo alle “credenze” su cui poggiare le basi degli obiettivi.
    Ciao
    F.L.

    • Hoy! si, l’ho letto un paio di anni fa! Si trova ancora facilmente (qua il link, per chi leggesse i commenti e fosse curioso!) è ancora valido secondo me e avevo intenzione di parlarne nel blog prima o poi. Anche se onestamente molte delle cose di cui parlo (come il post sugli obiettivi) prendono spunto da quel libro!
      Senza contare che quasi tutti quelli che vengono dopo di Covey hanno preso qualcosa da lui! E’ difficile scappare!!

  • ..e come sempre il tuo articolo arriva al momento giusto!! 😃
    Scadenze al lavoro, una famiglia da gestire ma più che altro una ristrutturazione in atto con un trasloco in vista: oggi stavo per mettermi le mani nei capelli quando mi hanno telefonato che stavano consegnando il materasso nuovo e non ho ancora i pavimenti montati!!! 😅
    E poi arriva la mail del tuo articolo e mi salvi. GRAZIE MILLE DAVVERO!! Già messo in atto, da domani ne vedrò i frutti!

    • ODDIO LE RISTRUTTURAZIONI! (non me ne parlare, devo rifare il bagno a settembre e già sto piangendo di terrore. Immagino che tra pochi mesi starò anche io nelle tue stesse condizioni!!)
      Sono contenta che questo trucco ti sia stato utileeee! (per me lo è spessissimo!)